Alih Media Arsip adalah upaya penting dalam pelestarian arsip, dilakukan dengan mengubah media arsip ke bentuk digital atau media lain yang lebih sesuai dengan perkembangan teknologi. Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 memberikan landasan hukum dan panduan dalam proses ini. Alih Media Arsip, termasuk rekam medis, adalah langkah strategis untuk mendukung transformasi digital di fasilitas pelayanan kesehatan. Berdasarkan Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018, proses ini memastikan informasi tetap terjaga keasliannya sekaligus memenuhi standar hukum.
Dasar Hukum Alih Media Arsip
Pasal 21 mengatur prinsip dasar Alih Media Arsip:
- Dilakukan sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
- Menggunakan sarana dan prasarana yang mampu:
- Menjaga keutuhan informasi arsip sesuai masa retensi.
- Melindungi keaslian, keamanan, dan aksesibilitas arsip.
- Mematuhi prosedur dengan petunjuk yang jelas dan dapat dipahami.
- Menjamin keberlanjutan pembaruan teknologi dan prosedur.
Kebijakan dan Metode Alih Media Arsip
Pasal 22: Pimpinan Pencipta Arsip bertanggung jawab menetapkan kebijakan Alih Media, meliputi:
- Metode (pengkopian, konversi, migrasi).
- Penentuan prioritas arsip yang dialihmediakan.
- Sarana dan pelaksana yang sesuai.
Pasal 23: Prioritas Alih Media diberikan pada:
- Arsip fisik yang rapuh atau format elektronik usang.
- Arsip dengan informasi penting yang wajib diumumkan atau memiliki nilai guna permanen.
Pelaksanaan dan Dokumentasi Alih Media
Pasal 24: Alih Media Arsip wajib disertai berita acara yang mencantumkan:
- Waktu dan tempat pelaksanaan.
- Jenis media, jumlah arsip, dan keterangan proses.
- Penandatanganan oleh pimpinan unit kearsipan.
Pasal 25: Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan harus memuat informasi detail, seperti:
- Unit pengolah, jenis arsip, jumlah, dan kurun waktu.
Keaslian dan Nilai Guna Arsip
Pasal 26: Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan jika memiliki nilai guna kebuktian (evidential), seperti:
- Bukti kebijakan strategis organisasi.
- Hak dan kewajiban individu atau organisasi.
- Bukti historis, budaya, atau keilmuan.
Pasal 27: Autentikasi arsip hasil Alih Media dilakukan dengan tanda tertentu, seperti:
- Digital signature untuk keamanan.
- Public/private key untuk akses.
- Watermark untuk hak cipta.
Pentingnya Alih Media pada Rekam Medis
Rekam medis adalah dokumen penting yang mengandung informasi kesehatan pasien dan memiliki nilai hukum serta historis. Dengan Alih Media, rekam medis dapat diubah ke bentuk digital atau media lain yang lebih tahan lama, efisien, dan mudah diakses.
Prinsip Dasar Alih Media untuk Rekam Medis
Pasal 21 dari Peraturan ANRI mengatur bahwa alih media dilakukan dengan memperhatikan:
- Keutuhan Informasi: Rekam medis digital harus mencerminkan data asli sesuai masa retensi yang berlaku.
- Keamanan Data: Sistem harus mampu menjaga kerahasiaan dan autentikasi rekam medis, melindunginya dari akses tidak sah.
- Prosedur Standar: Menggunakan teknologi dengan prosedur yang jelas dan mudah dipahami oleh petugas medis.
Kebijakan dan Prioritas Rekam Medis Digital
Pasal 22 dan 23 menekankan bahwa pimpinan fasilitas kesehatan perlu menetapkan kebijakan alih media dengan prioritas pada:
- Rekam Medis Fisik yang Rentan Rusak: Misalnya, dokumen pasien lama yang kertasnya sudah rapuh.
- Rekam Medis Elektronik Lama: Format digital yang usang perlu dimigrasi ke format terkini untuk menjaga aksesibilitas dan kompatibilitas.
- Informasi Kritis: Data pasien yang diperlukan untuk pengambilan keputusan klinis atau yang bersifat permanen dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Dokumentasi dan Keamanan Rekam Medis Digital
Pasal 24-27 memberikan panduan teknis:
- Berita Acara: Setiap proses alih media wajib didokumentasikan, termasuk waktu, tempat, jumlah dokumen, dan pihak yang bertanggung jawab.
- Autentikasi: Rekam medis hasil alih media harus diberi tanda autentikasi, seperti digital signature atau watermark, untuk memastikan keasliannya.
- Penyimpanan: Arsip asli tetap disimpan jika memiliki nilai guna kebuktian (evidential), misalnya untuk keperluan hukum atau audit medis.
Manfaat Alih Media Rekam Medis
- Efisiensi Operasional: Mempermudah akses data pasien bagi tenaga medis.
- Keamanan Data: Mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan fisik.
- Mendukung Transformasi Digital: Sebagai langkah menuju rekam medis elektronik yang terintegrasi (Electronic Medical Records/EMR).
- Peningkatan Pelayanan: Informasi pasien lebih cepat tersedia untuk keputusan klinis.
Kesimpulan
Alih Media Arsip adalah langkah strategis dalam melestarikan arsip, meningkatkan aksesibilitas, dan menjaga keasliannya. Dengan mengikuti Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018, setiap organisasi dapat melaksanakan alih media arsip secara efektif dan sesuai standar hukum yang berlaku. Kemudian Alih Media Arsip pada rekam medis bukan sekadar adaptasi terhadap kemajuan teknologi, tetapi juga upaya strategis untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan keamanan data pasien. Fasilitas kesehatan yang melaksanakan alih media sesuai Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 akan lebih siap menghadapi tantangan era digital